Wissen in der Norm ISO 9001

Die Implementierungsphase einer Norm dauert mehrere Jahre, im Fall der Norm ISO 9001:2015 von September 2015 (erscheinen der Norm) bis September 2018 (Rezertifizierungen sind nur noch nach den "neuen" Anforderungen möglich). Für die Themen "Wissen" und "Kompetenz" wurde diese Implementierungsphase mit vier Studien (jeweils im Herbst jedes Jahr) begleitet und nun in diesem Abschlussdokument zusammengefasst.

Neben den (kritischen) Aussagen zum Status werden auch Querbezüge zur strategischen Relevanz und Implikation der Norm hergestellt sowie Empfehlungen über Instrumente zur Erfüllung der Norm ausgesprochen. 

Die Ergebnisse des Gemeinschaftsprojekts von GfWM und DGQ liegen auch als Präsentation vor.

Die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) und die Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM) haben einen Handlungsleitfaden für Qualitätsmanagement-Verantwortliche veröffentlicht. Der Handlungsleitfaden erläutert detailliert, mit welchen Maßnahmen und Mindestanforderungen Organisationen die in der Norm DIN EN ISO 9001:2015 neu formulierten Anforderungen an den Umgang mit Wissen und Kompetenzen adressieren können.

Die Orientierungshilfe gibt praxisnahe Hinweise, mit welchen Fragen der Auditoren zu rechnen ist und wie Schritt für Schritt ein strategischer und systematischer Umgang mit Wissen und Kompetenzen entwickelt werden kann. Für jede in der Norm formulierte Anforderung werden Wissensmanagement-Methoden und –Werkzeuge aufgelistet, die geeignet sind, diese Anforderung zu erfüllen.

Die gemeinsame Arbeitsgruppe der GfWM und der DGQ ist wieder einen großen Schritt weiter und veröffentlicht bereits zum dritten Mal die Statusabfrage zur ISO 9001:2015: Anforderungen im Umgang mit Wissen und Kompetenzen.

Die Anzahl der Fragebögen kann mit 138 als ausreichend hoch beschrieben werden, zumal sich die Aussagen langsam einpendeln. Den Teilnehmern sind die Begriffe der ISO zu Wissen und Kompetenzen im Laufe der 3 Jahre zunehmend vertrauter – das ist zunächst auch als Erfolg der Kommunikationsmaßnamen interpretierbar und zeigt, dass unser Thema Wissen insgesamt im Alltag der Organisationen Bedeutung hat.

Bezüglich der Einschätzung zur Erfüllung der Normanforderungen (welche das sind, und wie man das umsetzen könnte, finden Sie beispielsweise in der Orientierungshilfe, s.o.)  zeigt sich, dass es im Zeitverlauf zum Teil deutliche Veränderungen gibt: Waren in der ersten Runde (2015) noch einige Teilnehmer sehr optimistisch, bewirkte die intensivere Kommunikation der Anforderungen und (vermutlich) die tatsächliche Arbeit an der Umsetzung eine gewisse Relativierung in den nachfolgenden Jahren. Das betrifft etwa die „sehr gute Erfüllung“ der Dokumentationsanforderungen oder auch Sicherstellung der „tatsächlichen Kompetenz der Mitarbeiter“, obwohl das eigentlich ein klassisches HR-Thema ist.

Bisher haben erste wenige „den gesamte Anforderungsbereich Umgang mit Wissen in Ihrem Unternehmen bereits erfüllt“ – weniger als 5 der Teilnehmenden Unternehmen, oder 3% von 138.

Interessant aus Sicht der GfWM ist, dass die Wissensvermittlung an sich von annähernd 80% der Teilnehmer zumindest mittelmäßig oder besser erfüllt wird. Die Vielzahl der Wissensmanagement-Methoden, die sich mit der strategischen Entwicklung von Wissen und Kompetenzen befassen, kann darauf aufbauend noch wirksamer werden.

Im Herbst 2015 hat die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) gemeinsam mit der Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM) eine Befragung zum Thema „Wissen und Kompetenzen in ISO 9001:2015“ durchgeführt (s.u.) Ziel war es, den Status Quo des Kenntnisstands über die neuen Anforderungen zu erfassen und einen Überblick zu genutzten Praktiken zu erhalten.

Ende 2016 wurde die Befragung wiederholt, um zu ermitteln, ob es im ersten Jahr nach Inkrafttreten der revidierten Norm zu wesentlichen Änderungen im Verständnis der und Umgang mit den Normanforderungen in Sachen Wissen und Kompetenzen kam.

Die wichtigsten Aussagen:

• Im Vergleich zur Befragung im Jahre 2015 ist es zu keinen gravierenden Änderungen gekommen. Erwartungsgemäß scheint sich ein größerer Teil der Befragten mit den neuen Normanforderungen zumindest schon einmal tiefergehend auseinander gesetzt zu haben.
• Der innerbetriebliche Umgang mit dem Themenblock ”Wissen” bereitet den Befragten anscheinend größere Schwierigkeiten, als die Auseinandersetzung mit dem Feld der “Kompetenzen”. 
• Methoden des Wissensmanagements werden häufig auf “IT und Dokumentation” reduziert. Fragestellungen, wie etwa neues Wissen geschaffen wird, wie es verteilt und bewahrt wird und wie die Aktualität von Wissen sichergestellt wird, bleiben oft unbeantwortet.
• In vielen Unternehmen herrscht eine Unsicherheit darüber, ob der Umgang mit Wissen und Kompetenzen im Sinne der revidierten Norm bereits erfüllt ist. Eine vergleichsweise hohe Anzahl von Umfrageteilnehmern, die sich aktiv dazu entschieden haben, eine entsprechende Frage nicht zu beantworten, kann jedenfalls so gedeutet werden.
• Nur etwa je ein Drittel der Befragten geben an, die Normvorgaben in Sachen Wissen oder Kompetenzen gut oder sehr gut zu erfüllen.

Im Rahmen ihrer Kooperation haben die GfWM und die DGQ zu den Themen Wissen und Kompetenzen in der Norm DIN EN ISO 9001:2015 im Herbst 2015 eine Erhebung durchgeführt. Ziel war es, den derzeitigen Kenntnisstand zur aktuellen Revision der Norm ISO 9001 und die bisherigen Praktiken im Wissens- und Kompetenzmanagement der Unternehmen aufzudecken. Darüber hinaus wurden im Rahmen der branchenübergreifenden Befragung Handlungsbedarfe und Umsetzungsherausforderungen der Organisationen ermittelt.

Die Studie zeigt, dass mit der Revision der Norm ISO 9001 neue Anforderungen an die Unternehmen herangetragen werden, die sie heute nur zu einem geringen Teil erfüllen: 92 % der befragten Unternehmen sehen Handlungsbedarf.
Es wird deutlich, dass eine erste Herausforderung darin besteht, die Normanforderungen bekannt zu machen und in verständliche, handlungsleitende Maßnahmen zu überführen. Einen Beitrag dazu liefert die oben veröffentlichte Broschüre „Praktische Orientierung für Qualitätsmanagementverantwortliche“.